提案依頼書
RFI（情報提供依頼）で技術動向や市場情報を収集した後、次のステップとして行うのがRFPの作成と送付です。RFPは、ベンダー企業に対して「こういうシステムがほしいので、正式に提案してください」と依頼するための文書です。
RFP（提案依頼書）とは
Section titled “RFP（提案依頼書）とは”RFP（Request For Proposal：提案依頼書）とは、ベンダー企業に対し、導入するシステムの概要や提案依頼事項、調達条件などを明示し、提案書の提出を依頼するための文書です。
RFIが「情報収集」の段階であったのに対し、RFPは「正式な提案依頼」の段階です。RFPを受け取ったベンダー企業は、記載された要求に基づいて具体的な提案書を作成し、発注側に提出します。
たとえば、在庫管理システムを導入したい企業がRFPを作成する場合、「在庫の入出庫をリアルタイムで管理できること」「既存の会計システムと連携できること」「導入費用は〇〇万円以内」といった条件を記載し、複数のベンダー企業に送付します。
RFPに記載する内容
Section titled “RFPに記載する内容”RFPには、ベンダー企業が適切な提案書を作成できるよう、次のような項目を具体的に記載します。
| 記載項目 | 内容 |
|---|---|
| システム概要 | 導入するシステムの目的や対象業務の範囲 |
| 要求事項（提案依頼事項） | システムに求める機能や性能などの具体的な条件 |
| 調達条件 | 予算の上限、納期、契約条件など |
| 評価基準 | 提案書をどのような基準で評価するか |
RFPの内容が具体的で明確であるほど、ベンダー企業は的確な提案を行うことができます。逆に、RFPが曖昧だと、期待とは異なる提案が返ってきたり、ベンダー間の比較が難しくなったりします。
試験で出るポイント
RFPに基づく提案の流れ
Section titled “RFPに基づく提案の流れ”RFPを受け取ったベンダー企業は、記載内容をもとに提案書と見積書を作成して提出します。発注側はそれらをRFPに示した評価基準に照らして比較・検討し、最適なベンダーを選定します。
この一連の流れを整理すると、次のようになります。
- 発注側がRFPを作成し、複数のベンダー企業に送付する
- 各ベンダー企業がRFPの内容に基づいて提案書・見積書を作成する
- 発注側がRFPの評価基準をもとに提案内容を比較・評価する
- 最適なベンダーを選定し、契約交渉に進む
RFPを複数のベンダーに送ることで、提案内容や費用を比較でき、より良い条件でシステムを調達できるようになります。
RFIとRFPの時系列の違い
Section titled “RFIとRFPの時系列の違い”RFIとRFPは、システム調達の中で段階的に行われます。
| ステップ | 文書 | 目的 |
|---|---|---|
| 第1段階 | RFI（情報提供依頼） | 技術動向や市場情報を集め、調達の方向性を検討する |
| 第2段階 | RFP（提案依頼書） | 具体的な要件・条件を示し、正式な提案を依頼する |
| 第3段階 | 提案書・見積書 | ベンダーがRFPに基づいて提出する |
RFIで集めた情報をもとにRFPを作成するという時系列の関係を理解しておくことが大切です。RFIを省略してRFPを作成するケースもありますが、事前の情報収集が不十分だとRFPの内容が的外れになるリスクがあります。
試験で出るポイント