表計算ソフト

表計算ソフトとは

表計算ソフトは、データの入力・集計・分析・グラフ作成などを行うためのソフトウェアです。代表的な製品にMicrosoft Excelがあります。ITパスポート試験ではオフィスツールの中で最も出題頻度が高い分野ですので、基本的な仕組みをしっかり理解しましょう。

セルとワークシート

表計算ソフトの画面は、縦の列（A, B, C…）と横の行（1, 2, 3…）で構成された格子状のマス目になっています。この一つひとつのマス目をセルと呼びます。セルには、文字・数値・数式などを入力できます。

各セルは列と行の組み合わせで表されます。たとえば、A列の1行目は「A1」、C列の5行目は「C5」のように指定します。これをセル番地（セルアドレス）といいます。

この格子状の作業領域全体をワークシート（シート）と呼びます。一つのファイル（ブック）の中に複数のワークシートを作成でき、用途に応じてシートを分けて管理できます。

セル参照

数式の中で他のセルの値を利用することをセル参照といいます。たとえば、セルC1に「=A1+B1」と入力すると、A1とB1の値を足した結果がC1に表示されます。

セル参照には3つの種類があり、数式をコピーしたときの動きが異なります。

相対参照

相対参照は、数式をコピーすると、コピー先の位置に合わせてセル番地が自動的にずれる参照方式です。これが表計算ソフトの標準の動作です。

たとえば、セルC1に「=A1+B1」と入力し、これを1行下のC2にコピーすると、数式は自動的に「=A2+B2」に変わります。行を1つ下にコピーしたので、参照先も1つ下にずれるのです。

絶対参照

絶対参照は、数式をコピーしても参照先が変わらない参照方式です。セル番地の列と行の前に**$記号を付けて「$A$1**」のように表記します。

たとえば、消費税率のように「すべての計算で同じセルの値を使いたい」場合に絶対参照を使います。セルB1に税率10%が入っていて、各商品の税込価格を計算する数式「=A2*$B$1」をC2に入力し、C3、C4にコピーしても、$B$1の部分は変わらずB1を参照し続けます。

複合参照

複合参照は、列または行の一方だけを固定し、もう一方は相対参照とする方式です。「$A1」のように書くと列Aだけが固定され、行はコピー先に応じてずれます。「A$1」のように書くと行1だけが固定され、列はコピー先に応じてずれます。

参照方式	表記例	コピー時の動作
相対参照	A1	列・行ともにずれる
絶対参照	$A$1	列・行ともに固定される
複合参照	$A1 または A$1	$が付いた方だけ固定される

試験で出るポイント

絶対参照は最頻出テーマです。「$A$1をコピーしても参照先は変わらない」ことを確実に理解しましょう。問題では数式をコピーしたときに各セルの値がどうなるかを問われます。$記号の位置と意味を正確に押さえることが重要です。

主要な関数

表計算ソフトでは、関数を使うことで複雑な計算や処理を簡単に行えます。関数は「=関数名(引数)」の形式で入力します。ITパスポート試験で出題される代表的な関数を見ていきましょう。

集計・統計関数

関数	機能	使用例	結果の例
SUM	合計を求める	=SUM(A1:A5)	A1からA5の合計
AVERAGE	平均を求める	=AVERAGE(A1:A5)	A1からA5の平均
COUNT	数値が入っているセルの個数を数える	=COUNT(A1:A5)	数値セルの個数
MAX	最大値を求める	=MAX(A1:A5)	A1からA5の最大値
MIN	最小値を求める	=MIN(A1:A5)	A1からA5の最小値

端数処理関数

関数	機能	使用例	結果の例
ROUND	指定した桁数で四捨五入する	=ROUND(3.456, 1)	3.5
INT	小数点以下を切り捨てて整数にする	=INT(3.9)	3

条件分岐関数 ── IF

IF関数は、条件に応じて異なる値を返す関数です。書式は次のとおりです。

=IF(条件, 真の場合の値, 偽の場合の値)

たとえば、セルA1の点数が60点以上なら「合格」、60点未満なら「不合格」と表示したい場合は、次のように記述します。

=IF(A1>=60, "合格", "不合格")

論理関数 ── AND・OR

AND関数は、すべての条件が成り立つとき（かつ）にTRUEを返します。OR関数は、いずれかの条件が成り立つとき（または）にTRUEを返します。

IF関数と組み合わせることで、複数条件の判定ができます。たとえば「国語が60点以上、かつ数学が60点以上なら合格」という判定は次のように書きます。

=IF(AND(A1>=60, B1>=60), "合格", "不合格")

「国語または数学のどちらかが80点以上なら特待生」としたい場合は、次のように書きます。

=IF(OR(A1>=80, B1>=80), "特待生", "一般")

試験で出るポイント

IF関数とAND関数の組み合わせは頻出です。AND関数は「すべての条件を満たすときTRUE」、OR関数は「いずれか一つでも満たせばTRUE」という違いを明確に理解しましょう。

検索関数 ── VLOOKUP

VLOOKUP関数は、指定した表の中からデータを検索して、対応する値を取り出す関数です。書式は次のとおりです。

=VLOOKUP(検索値, 検索範囲, 列番号, 検索方法)

たとえば、商品コードを入力すると商品名を自動表示するような場面で使います。商品一覧が別の表にあり、商品コード「A003」に対応する商品名（2列目）を探す場合は次のように書きます。

=VLOOKUP("A003", E1:F10, 2, FALSE)

最後の引数の「FALSE」は完全一致検索を意味し、通常はFALSEを指定します。

文字列結合関数 ── CONCATENATE

CONCATENATE関数は、複数のセルの文字列を結合して一つの文字列にする関数です。

=CONCATENATE(A1, B1)

A1に「田中」、B1に「太郎」と入っていれば、結果は「田中太郎」になります。

マクロ

マクロは、一連の操作手順を記録し、自動的に再実行できる機能です。文書作成ソフトのページで紹介したものと同じ概念ですが、表計算ソフトでは特に活用の場面が多くあります。たとえば「毎月の売上データをフィルタリングして、特定の書式で集計表を作成する」といった定型作業をマクロに記録しておけば、ボタン一つで同じ作業を繰り返せます。

ピボットテーブル

ピボットテーブルとは、大量のデータをさまざまな視点から集計・分析するための機能です。「ピボット（pivot）」は「軸」を意味し、集計の軸（行・列に何を配置するか）をドラッグ操作で自由に入れ替えながら、データを多角的に分析できます。

たとえば、全店舗の売上データがあるとき、「店舗別×月別の売上合計」「商品カテゴリ別×地域別の売上合計」など、同じデータから異なる切り口の集計表を瞬時に作成できます。

CSV

CSV（Comma Separated Values）とは、データをカンマ（,）で区切って記録するテキスト形式のファイルフォーマットです。ファイルの拡張子は「.csv」です。

CSVはシンプルな構造のため、表計算ソフトだけでなく、データベースソフトやプログラミング言語など、さまざまなソフトウェア間でデータをやり取りする際に広く使われています。特定のソフトウェアに依存しない汎用的なデータ交換形式として重要です。

たとえば、次のようなCSVデータは表計算ソフトで開くと3行2列の表として表示されます。

商品名,価格
りんご,150
みかん,100

試験で出るポイント

CSVは「カンマ区切りのテキストファイル」であり、異なるソフトウェア間のデータ交換に使われるという点が問われます。ピボットテーブルは「データの集計軸を入れ替えて多角的に分析する機能」と覚えましょう。