文書作成ソフト
ワードプロセッサとは
Section titled “ワードプロセッサとは”ワードプロセッサ（ワープロ、文書作成ソフト）は、報告書や企画書、手紙などの文書を作成・編集するためのソフトウェアです。代表的な製品にMicrosoft Wordがあります。文字の入力・編集だけでなく、見た目を整える書式設定や、効率よく作業するための便利な機能が数多く備わっています。ここでは、ITパスポート試験で問われる主要な機能を学びます。
禁則処理とは、日本語の文書で読みにくくならないように、特定の文字が行頭や行末に来ないよう自動的に調整する機能です。
たとえば、句読点（。、）や閉じ括弧（」）が行の先頭に来ると、文章が読みにくくなります。このような場合、ワープロソフトは自動的に前の行の末尾に詰めるか、前の行の文字を次の行に送るなどして、体裁を整えます。
禁則処理の主なルールは次のとおりです。
- 行頭禁則文字：行の先頭に置いてはいけない文字（例：。、）」！？など）
- 行末禁則文字：行の末尾に置いてはいけない文字（例：「（など）
試験で出るポイント
インデントとは、段落の左端（または右端）の位置を字下げして、文章の開始位置をずらす機能です。たとえば、箇条書きの中で説明文を少し右にずらして見やすくしたり、引用文を本文よりも内側に配置したりする際に使います。
インデントには主に次の種類があります。
- 左インデント：段落全体の左端を右にずらす
- 右インデント：段落全体の右端を左にずらす
- 字下げインデント（1行目のインデント）：段落の1行目だけを字下げする
- ぶら下げインデント：段落の2行目以降を字下げする
均等割り付け
Section titled “均等割り付け”均等割り付けとは、指定した幅（文字数）の中に文字を等間隔で配置する機能です。たとえば「氏名」という2文字と「電話番号」という4文字の項目名がある場合、どちらも5文字幅に均等割り付けすると、項目名の幅が揃って見栄えがよくなります。
オートコレクト
Section titled “オートコレクト”オートコレクトとは、入力中のよくある間違いやタイプミスを自動的に修正する機能です。たとえば、英文で「teh」と入力すると自動的に「the」に修正されたり、「（c）」と入力すると著作権マーク「©」に変換されたりします。定型的な入力ミスを減らし、効率よく文書を作成するために活用されます。
テンプレート
Section titled “テンプレート”テンプレートとは、文書のひな型のことです。あらかじめレイアウトや書式が設定されたファイルで、企画書、議事録、送付状などの定型文書を効率よく作成するために使います。テンプレートを利用すると、毎回ゼロから書式を設定する必要がなく、統一感のある文書をすばやく作成できます。
差し込み印刷
Section titled “差し込み印刷”差し込み印刷とは、文書のひな型（テンプレート）と、宛先データ（名前・住所などのリスト）を組み合わせて、宛先ごとに異なる内容を自動で差し替えながら印刷する機能です。
たとえば、案内状の本文は共通で、宛名だけを顧客リストの各行から差し替えて印刷する場合に使います。何百人分もの宛名をひとつずつ手作業で入力する必要がなく、大量の文書を効率よく作成できます。
マクロとは、一連の操作手順を記録しておき、必要なときにまとめて自動実行する機能です。たとえば「特定の書式を設定してから、ヘッダーに日付を入力し、フッターにページ番号を挿入する」という毎回同じ手順をマクロとして記録すれば、ボタン一つで同じ操作を再現できます。
マクロは繰り返し行う定型作業の効率化に大きく役立ちます。ワープロだけでなく、表計算ソフトなど多くのオフィスツールでも利用できます。
試験で出るポイント